Coraz więcej firm w Polsce zatrudnia pracowników z zagranicy – zarówno w branżach sezonowych, jak i w sektorze IT, produkcji czy logistyki. Zatrudnienie cudzoziemca wiąże się jednak z dodatkowymi formalnościami, w tym z koniecznością przygotowania odpowiedniej dokumentacji w języku zrozumiałym dla pracownika.
Przepisy Kodeksu pracy i ustawy o języku polskim wymagają, aby pracownik mógł zapoznać się ze wszystkimi dokumentami, które podpisuje, w języku, który rozumie. W praktyce oznacza to konieczność tłumaczenia części lub całości dokumentów pracowniczych.
W tym artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty wymagają tłumaczenia, w jakiej formie i kto ponosi koszty.
Dlaczego tłumaczenie dokumentów dla obcokrajowców jest obowiązkowe?
Wymóg prawny
Zgodnie z art. 7 ustawy o języku polskim, wszystkie dokumenty dotyczące praw i obowiązków pracownika muszą być sporządzone w języku polskim, ale jeśli pracownik nie zna tego języka, powinien otrzymać tłumaczenie na język dla niego zrozumiały.
Bezpieczeństwo prawne firmy
Nie przetłumaczenie dokumentów może prowadzić do sporów sądowych i unieważnienia umów. Pracodawca musi mieć pewność, że pracownik rozumie, co podpisuje.
Komfort i bezpieczeństwo pracownika
Pracownik, który zna swoje prawa i obowiązki, lepiej współpracuje i unika nieporozumień. Tłumaczenie dokumentów to także element budowania dobrego wizerunku pracodawcy.
Jakie dokumenty pracownicze wymagają tłumaczenia?
Lista dokumentów zależy od branży i rodzaju zatrudnienia, ale w większości przypadków należy przetłumaczyć:
1. Umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna
Podstawowy dokument, który określa warunki zatrudnienia:
- rodzaj umowy (na czas określony, nieokreślony, zlecenie, dzieło),
- wymiar czasu pracy,
- wynagrodzenie,
- obowiązki i prawa stron.
Bez tłumaczenia pracownik może nie wiedzieć, jakie ma prawa do urlopu czy jakie są zasady rozwiązania umowy.
2. Zakres obowiązków i regulaminy wewnętrzne
- regulamin pracy,
- regulamin wynagradzania,
- instrukcje BHP i PPOŻ,
- procedury obowiązujące w zakładzie pracy.
Te dokumenty muszą być w pełni zrozumiałe, bo dotyczą bezpieczeństwa i organizacji pracy.
3. Dokumenty związane z legalizacją pobytu i pracy
Choć większość z nich składa się do urzędów w języku polskim, pracownik powinien otrzymać ich tłumaczenie na swój język, np.:
- oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,
- zezwolenie na pracę,
- decyzje wojewody lub urzędu pracy,
- potwierdzenie złożenia wniosku o kartę pobytu.
Dzięki temu cudzoziemiec wie, na jakich warunkach może przebywać i pracować w Polsce.
4. Dokumenty kadrowe
- skierowania na badania lekarskie i ich wyniki,
- informacja o warunkach zatrudnienia,
- zgody na przetwarzanie danych osobowych,
- deklaracje ZUS i PIT (lub ich omówienie).
5. Dokumenty dotyczące zakończenia współpracy
- wypowiedzenie umowy,
- porozumienie stron,
- świadectwo pracy.
Pracownik musi wiedzieć, jakie są przyczyny zakończenia współpracy i jakie przysługują mu prawa (np. odprawa, okres wypowiedzenia).
Forma tłumaczenia – zwykłe czy przysięgłe?
Nie wszystkie dokumenty wymagają tłumaczenia przysięgłego.
- Tłumaczenie zwykłe – wystarczające dla regulaminów, zakresów obowiązków czy instrukcji BHP.
- Tłumaczenie przysięgłe – zalecane dla umów o pracę, dokumentów kadrowych i urzędowych, które mogą być kontrolowane przez inspekcję pracy lub sąd.
Profesjonalne biura tłumaczeń, takie jak SzybkieTłumaczenia.pl, oferują oba rodzaje usług, a także obsługę w trybie ekspresowym, co jest szczególnie ważne przy pilnych rekrutacjach.
Kto ponosi koszty tłumaczeń?
Co do zasady, obowiązek i koszt przetłumaczenia dokumentów spoczywa na pracodawcy – to on musi zapewnić, aby pracownik rozumiał, co podpisuje. Koszt ten można potraktować jako inwestycję w bezpieczeństwo prawne firmy i lepszą komunikację z zespołem.
Korzyści z profesjonalnego tłumaczenia dokumentów
- Zgodność z prawem – minimalizacja ryzyka kar i sporów.
- Lepsze relacje z pracownikami – większe zaufanie i przejrzystość.
- Bezpieczeństwo BHP – pracownicy znający zasady pracy rzadziej ulegają wypadkom.
- Oszczędność czasu – mniej nieporozumień, mniej błędów administracyjnych.
Checklist dla pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców
- Przygotuj wzory umów i regulaminów w języku obcym (najczęściej ukraiński, angielski, rosyjski).
- Zadbaj o tłumaczenie skierowań i wyników badań lekarskich.
- Przekaż pracownikowi instrukcje BHP i PPOŻ w zrozumiałej formie.
- Przetłumacz dokumenty podatkowe i ZUS, aby pracownik wiedział, jakie składki i podatki są odprowadzane.
- Pamiętaj o tłumaczeniu dokumentów kończących współpracę – to ważne z punktu widzenia prawa pracy.
Podsumowanie
Tłumaczenie dokumentów pracowniczych dla obcokrajowców to nie tylko wymóg prawny, ale też element dobrej praktyki HR. Zapewnia zgodność z przepisami, minimalizuje ryzyko konfliktów i buduje pozytywny wizerunek firmy.
Najczęściej tłumaczenia wymagają umowy o pracę, regulaminy, instrukcje BHP, dokumenty legalizacyjne i wszystkie dokumenty kadrowe. Warto korzystać z usług profesjonalnych tłumaczy przysięgłych, aby uniknąć błędów i niedomówień, które mogą kosztować firmę znacznie więcej niż samo tłumaczenie.
FAQ
1. Czy tłumaczenie dokumentów pracowniczych jest obowiązkowe?
Tak, jeśli pracownik nie zna języka polskiego – musi otrzymać dokumenty w języku, który rozumie.
2. Czy każde tłumaczenie musi być przysięgłe?
Nie – przysięgłe są wymagane głównie dla dokumentów mających skutki prawne (umowy, wypowiedzenia, świadectwa pracy).
3. Jakie języki są najczęściej tłumaczone?
Ukraiński, rosyjski, białoruski, angielski, ale także gruziński, nepalski czy hindi – w zależności od kraju pochodzenia pracowników.
4. Ile trwa tłumaczenie dokumentów?
Zwykle 1–3 dni robocze, w trybie ekspresowym nawet tego samego dnia.
5. Czy pracownik może sam dostarczyć tłumaczenie?
Może, ale pracodawca odpowiada za poprawność – dlatego warto korzystać z biur tłumaczeń z doświadczeniem.