W pewnym momencie wiele par, które pobrały się w Hiszpanii lub w kraju hiszpańskojęzycznym, staje przed koniecznością przełożenia dokumentów na język polski. Najczęściej chodzi o legalizację małżeństwa w Polsce, nadanie dzieciom nazwiska, złożenie dokumentów w USC albo przygotowanie akt do celów prawnych, spadkowych czy administracyjnych. I wtedy pojawia się kluczowe pytanie: jak wygląda procedura, gdy potrzebne jest tłumaczenie z języka hiszpańskiego aktu małżeństwa ?
Choć dokument wydaje się prosty, procedury urzędowe potrafią zaskoczyć. W tym poradniku przeprowadzę Cię przez cały proces: od wyboru tłumacza, przez legalizację dokumentów, aż po finalne złożenie tłumaczenia w urzędzie.
Czym jest akt małżeństwa i dlaczego trzeba go tłumaczyć?
Akt małżeństwa to oficjalne potwierdzenie zawarcia związku małżeńskiego. Wydaje go odpowiednik polskiego Urzędu Stanu Cywilnego – w Hiszpanii jest to Registro Civil, a w krajach Ameryki Łacińskiej najczęściej Registro del Estado Civil lub Registro Nacional.
Jeżeli planujesz:
- uznanie małżeństwa w Polsce,
- sprawy spadkowe,
- formalności związane z nazwiskiem,
- złożenie dokumentów w sądzie,
- uzyskanie świadczeń lub zarejestrowanie dzieci,
to polski urząd będzie wymagał dokumentu w wersji przetłumaczonej przez tłumacza przysięgłego. Właśnie dlatego tłumaczenie z języka hiszpańskiego aktu małżeństwa jest podstawowym krokiem we wszystkich procedurach administracyjnych.
Czy każdy dokument z Hiszpanii wymaga legalizacji?
To jedno z częstszych pytań.
Dobra wiadomość: w przypadku Hiszpanii formalności są prostsze, niż wielu osobom się wydaje.
Hiszpania = Apostille obowiązkowa
Jeśli akt został wydany w Hiszpanii, do tłumaczenia potrzebny jest:
- dokument oryginalny,
- klauzula Apostille.
Apostille potwierdza autentyczność dokumentu i podpisu urzędnika. Uzyskuje się ją w Ministerio de Justicia.
Dokumenty z Ameryki Łacińskiej – zależy od kraju
W większości krajów (Chile, Meksyk, Kolumbia, Argentyna, Peru, Panama) potrzebna jest Apostille, ale są wyjątki.
Dlatego zawsze warto zapytać tłumacza, czy Twój dokument wymaga dodatkowej legalizacji.
Jak wygląda samo tłumaczenie? Procedura krok po kroku
1. Przygotowanie dokumentu
Do tłumacza należy dostarczyć:
- skan lub zdjęcie aktu (do wstępnej wyceny),
- oryginał lub skan Apostille,
- informację, do jakiego urzędu tłumaczenie będzie składane.
Dlaczego to ważne?
Różne urzędy mają różne wymagania. Niektóre przyjmują dokument elektroniczny, inne wymagają tłumaczenia w formie papierowej.
2. Analiza dokumentu przez tłumacza przysięgłego
Tłumacz ocenia:
- czy dokument ma wszystkie niezbędne elementy (numer, pieczęcie, podpisy),
- czy jest czytelny,
- czy wymaga transliteracji imion,
- czy występują elementy rękopiśmienne wymagające dodatkowej weryfikacji.
Profesjonalny tłumacz powie Ci od razu, czy możesz złożyć dokument w urzędzie, czy musisz jeszcze uzyskać Apostille.
3. Właściwe tłumaczenie dokumentu
To moment, w którym tłumacz wykonuje pełne tłumaczenie, uwzględniając:
- wierne odwzorowanie treści,
- pisownię nazwisk,
- format dokumentu,
- oznaczenia, pieczęcie, numery,
- dopiski odręczne.
Tu często pojawiają się błędy popełniane przez samodzielnie tłumaczących lub osoby zamawiające tłumaczenie u tłumaczy nieprzysięgłych.
W polskich urzędach liczy się absolutna precyzja – zmiana jednej litery może oznaczać ponowne złożenie dokumentów.
4. Poświadczenie tłumaczenia
Tłumacz przysięgły zamieszcza na dokumencie:
- swoją pieczęć,
- podpis,
- numer w repertorium,
- formułę poświadczającą.
Dopiero taka forma jest uznawana przez polskie urzędy.
5. Odbiór i złożenie tłumaczenia w urzędzie
Gotowy dokument można otrzymać:
- w wersji papierowej,
- w wersji elektronicznej z podpisem kwalifikowanym (coraz częściej akceptowany).
Tłumaczenie składa się w:
- Urzędzie Stanu Cywilnego,
- sądzie,
- urzędzie miejskim lub gminnym,
- instytucji administracyjnej wymagającej dokumentu.
Jak uniknąć najczęstszych problemów?
1. Sprawdź czytelność dokumentu
Nieostre zdjęcie, brak części tekstu czy zasłonięty numer aktu mogą wydłużyć procedurę.
2. Sprawdź, czy dokument ma Apostille
W Polsce nie zarejestrujesz małżeństwa bez właściwej legalizacji.
3. Koniecznie poinformuj tłumacza o przeznaczeniu dokumentu
Inne są wymagania dla USC, inne dla sądu, a jeszcze inne dla ZUS czy urzędu pracy.
4. Nie ingeruj w treść dokumentu
Każda poprawka, dopisek kredką czy zeskanowanie dokumentu „bez pieczęci z tyłu” – to prosta droga do odmowy przyjęcia dokumentu przez urząd.
5. Wybieraj tłumaczy przysięgłych z doświadczeniem
Hiszpańskie akty różnią się między sobą w zależności od kraju i regionu – Registro Civil w Madrycie wygląda inaczej niż w Andaluzji, a dokumenty z Peru czy Argentyny mają inne układy.
Doświadczony tłumacz szybko to rozpozna.
Czy tłumaczenie musi być wykonane wyłącznie w Polsce?
Nie.
Tłumaczenie aktu małżeństwa z języka hiszpańskiego może być wykonane:
- przez tłumacza przysięgłego w Polsce,
- przez tłumacza zatwierdzonego przez hiszpańskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MAEC),
- przez tłumacza z listy konsulatu.
W praktyce jednak polskie urzędy najchętniej przyjmują tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych wpisanych na listę Ministra Sprawiedliwości – to najpewniejsza opcja.
Ile trwa procedura?
Czas zależy od kilku czynników:
- czy dokument posiada Apostille,
- w jakim formacie jest dostarczony,
- czy urząd wymaga wersji papierowej,
- czy dokument zawiera trudne do odczytania elementy.
Zwykle tłumaczenie trwa 24–72 godziny, choć bardziej skomplikowane dokumenty mogą wymagać dodatkowego czasu.
Ile kosztuje tłumaczenie aktu małżeństwa z hiszpańskiego?
Cena zależy od:
- liczby stron,
- jakości dokumentu,
- ewentualnych dopisków,
- formy Apostille.
Zazwyczaj koszt mieści się w przedziale od 70 do 150 zł, ale dokumenty z dopiskami lub z Ameryki Łacińskiej mogą być droższe.
Co dalej po złożeniu przetłumaczonego aktu w polskim urzędzie?
Po złożeniu kompletu dokumentów:
- USC rejestruje małżeństwo,
- nadaje numer i tworzy polski odpis aktu,
- ten odpis obowiązuje w Polsce tak samo jak dokument wydany w Hiszpanii.
Dzięki temu można później:
- zarejestrować dzieci,
- ubiegać się o świadczenia,
- załatwić sprawy urzędowe w Polsce.
FAQ
Czy muszę przetłumaczyć cały dokument, czy tylko wybrane fragmenty?
Urzędy w Polsce wymagają pełnego tłumaczenia – nie można tłumaczyć fragmentów.
Czy tłumaczenie wykonane w Hiszpanii będzie honorowane?
Tak, ale najlepiej, jeśli wykonane jest przez tłumacza MAEC lub z listy konsulatu. W praktyce tłumaczenia polskich tłumaczy przysięgłych są najbardziej bezproblemowe.
Czy tłumaczenie elektroniczne jest akceptowane?
Coraz więcej urzędów je przyjmuje, ale USC wciąż częściej wymaga wersji papierowej. Warto zapytać urząd przed złożeniem dokumentów.
Czy mogę dosłać Apostille później?
Nie. Tłumacz musi widzieć dokument razem z Apostille, bo ona również podlega tłumaczeniu.
Czy trzeba przetłumaczyć również dokumenty dodatkowe, np. zaświadczenie o stanie cywilnym?
Jeśli urząd tego wymaga – tak. Zazwyczaj USC określa komplet dokumentów indywidualnie.
Podsumowanie
Tłumaczenie z języka hiszpańskiego aktu małżeństwa to proces prosty, ale wymagający precyzji. Kluczowe jest:
- zdobycie dokumentu z Apostille,
- przekazanie go do tłumacza przysięgłego,
- uzyskanie profesjonalnie poświadczonego tłumaczenia,
- złożenie kompletu dokumentów w urzędzie.
Dzięki temu cały proces rejestracji małżeństwa w Polsce przebiega szybko i bez komplikacji.
Zobacz również :
Tłumaczenie umów biznesowych z hiszpańskiego – na co zwrócić uwagę
Tłumaczenia z języka hiszpańskiego dyplomów i świadectw – przewodnik