Wraz z rosnącą liczbą obywateli Ukrainy mieszkających i pracujących w Polsce, wzrosło również zapotrzebowanie na profesjonalne tłumaczenia dokumentów urzędowych. Najczęściej chodzi o trzy rodzaje zaświadczeń urzędowych : o niekaralności, o zameldowaniu oraz o zatrudnieniu. Są to dokumenty potrzebne zarówno Polakom pracującym lub mieszkającym w Ukrainie, jak i obywatelom Ukrainy, którzy załatwiają sprawy w polskich urzędach, bankach, firmach czy instytucjach.
W tym artykule szczegółowo wyjaśniam, jak wygląda tłumaczenie zaświadczeń urzędowych z języka ukraińskiego, kiedy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe, skąd zdobyć dokumenty oraz jak przygotować je do tłumaczenia, aby cały proces przebiegł sprawnie.
Dlaczego tłumaczenie zaświadczeń urzędowych z języka ukraińskiego jest wymagane?
Urzędy w Polsce i w krajach UE wymagają, aby przedstawione dokumenty były w języku urzędowym danego kraju, czyli w Polsce — po polsku. Oznacza to, że:
- dokument po ukraińsku nie ma mocy urzędowej,
- nie może być dołączony do akt sprawy,
- nie może stanowić podstawy decyzji administracyjnej,
- musi zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego.
Dotyczy to szczególnie dokumentów potwierdzających status prawny, adres, zatrudnienie czy niekaralność — ich dokładność i legalność jest kluczowa dla urzędów.
Najczęściej polskie instytucje wymagają tłumaczenia przysięgłego w przypadku zaświadczeń:
- do ZUS lub KRUS,
- do Urzędu Pracy,
- do Urzędu Wojewódzkiego (legalizacja pobytu),
- do banków (otwarcie konta, kredyty),
- do sądów,
- do policji (np. przy zezwoleniach),
- do instytucji opiekuńczych i edukacyjnych,
- do pracodawców.
W większości przypadków wyłącznie tłumaczenie przysięgłe jest uznawane jako ważne i wiążące.
Jakie dokumenty są najczęściej tłumaczone?
W praktyce wyróżniamy trzy dokumenty, które pojawiają się najczęściej w zleceniach klientów:
1. Zaświadczenie o niekaralności (Довідка про несудимість)
To jeden z najważniejszych dokumentów — szczególnie wymagany:
- podczas zatrudnienia,
- przy legalizacji pobytu,
- przy pracy w branży opiekuńczej, medycznej, edukacyjnej,
- przy pracy w ochronie, transporcie czy logistyce,
- podczas procesu o obywatelstwo lub stały pobyt,
- przez sądy i policję.
Skąd pobrać dokument?
Wydaje go Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Ukrainy (МВС України). Można uzyskać go:
- osobiście w urzędzie,
- online poprzez usługę „Дія”,
- za pomocą upoważnionej osoby.
Zaświadczenie bywa wydawane w dwóch wersjach:
- „pełnej”,
- „ogólnej”.
W Polsce akceptuje się oba warianty, o ile zostaną przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.
Na co zwrócić uwagę przed tłumaczeniem?
- Dokument musi być czytelny — skany i zdjęcia nie mogą być rozmazane.
- Dokument często jest w formie elektronicznej PDF — tłumacz może go przełożyć na podstawie pliku.
- Należy upewnić się, że widoczne są pieczęcie, QR-kody, numery oraz pełne dane osobowe.
2. Zaświadczenie o zameldowaniu (Довідка про реєстрацію місця проживання)
Dokument ten potwierdza aktualne lub wcześniejsze miejsce zamieszkania. Jest wymagany m.in.:
- przez urzędy pobytowe,
- banki,
- pracodawców,
- instytucje edukacyjne,
- urzędy skarbowe,
- sądy.
Co musi zawierać?
Zaświadczenia o zameldowaniu najczęściej obejmują:
- imię i nazwisko,
- datę urodzenia,
- adres zameldowania,
- datę zameldowania,
- dane wydającego organu.
Czy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe?
W 99% przypadków — tak. Zaświadczenie o zameldowaniu jest dokumentem urzędowym, który trafia do akt i musi być zgodny z wymogami polskiej administracji.
3. Zaświadczenie o zatrudnieniu (Довідка з місця роботи)
To dokument często potrzebny podczas:
- zatrudnienia u nowego pracodawcy,
- procedur podatkowych,
- legalizacji pobytu,
- ubiegania się o kredyt lub wynajem mieszkania,
- przedstawienia historii zatrudnienia.
Co znajduje się w zaświadczeniu?
Najczęściej:
- dane pracownika,
- nazwa stanowiska,
- okres zatrudnienia,
- forma umowy,
- wynagrodzenie (czasem),
- dane firmy i pieczęć.
Dokument musi być zgodny z polskim prawem, dlatego jego poprawne tłumaczenie jest kluczowe.
Czy tłumaczenie musi być przysięgłe?
Tak — wszystkie trzy dokumenty mają charakter urzędowy, więc polskie instytucje wymagają:
- tłumaczenia przysięgłego,
- z pieczęcią tłumacza,
- z numerem repertorium,
- w formie papierowej lub elektronicznej z podpisem kwalifikowanym.
Tłumaczenie zwykłe nie będzie uznane w urzędach.
Jak wygląda proces tłumaczenia?
W SzybkieTłumaczenia.pl cała procedura jest prosta i szybka:
Krok 1. Przesłanie dokumentu
Można to zrobić:
- mailem,
- przez formularz,
- osobiście.
Wystarczy czytelne zdjęcie lub skan.
Krok 2. Wycenę otrzymujesz w ciągu 15–30 minut
Zwykle obejmuje:
- koszt za stronę obliczeniową,
- czas realizacji,
- opcje ekspresowe i standardowe.
Krok 3. Realizacja tłumaczenia
Średnio:
- 1 dokument – 24 godziny,
- pakiet dokumentów – 1–3 dni,
- tryb ekspresowy – nawet tego samego dnia.
Krok 4. Odbiór tłumaczenia
Możesz wybrać:
- odbiór osobisty,
- wysyłkę kurierem,
- PDF z podpisem elektronicznym — uznawany przez większość urzędów.
Czego wymaga dobry tłumacz przysięgły?
Tłumaczenia zaświadczeń urzędowych wymagają wyjątkowej dokładności — każda literówka lub błąd w danych osobowych może zatrzymać całą procedurę.
Dobry tłumacz musi:
- znać terminologię prawną polską i ukraińską,
- poprawnie przenosić dane osobowe,
- umieć odczytać dokumenty z pieczęciami i QR-kodami,
- znać formatowanie dokumentów urzędowych,
- dbać o zgodność formalną z polskimi przepisami.
W przypadku zaświadczeń o niekaralności szczególnie ważna jest poprawna interpretacja adnotacji dotyczących okresów, zakresu informacji i organu wydającego.
Najczęstsze błędy, które opóźniają proces
1. Dostarczenie nieczytelnego dokumentu
Zdjęcia zrobione przy słabym świetle lub z odbiciami mogą uniemożliwić tłumaczenie.
2. Dokument nie posiada pieczęci lub kodu
Zaświadczenia bez potwierdzenia autentyczności nie będą akceptowane przez polskie urzędy.
3. Brak wszystkich stron dokumentu
Czasem klienci przesyłają tylko pierwszą stronę, a pieczęć znajduje się na drugiej.
4. Nieaktualne dokumenty
Zaświadczenie o niekaralności ma „ważność administracyjną” — zwykle 30–90 dni.
5. Tłumaczenie zwykłe zamiast przysięgłego
Najczęstszy błąd — w urzędzie taki dokument jest po prostu odrzucany.
Jak przygotować dokumenty do tłumaczenia?
Kilka praktycznych wskazówek:
- Zrób skan lub zdjęcie w wysokiej rozdzielczości.
- Zadbaj o pełną widoczność pieczęci i podpisów.
- Jeśli dokument jest w formie elektronicznej — nie przerabiaj pliku.
- Sprawdź datę wydania — czy dokument jest aktualny.
- Poinformuj tłumacza, do jakiego urzędu dokument będzie składany.
To pozwala uniknąć pomyłek i przyspiesza cały proces.
Ile kosztuje tłumaczenie dokumentów urzędowych z języka ukraińskiego?
Ceny zależą od stopnia skomplikowania dokumentu, ale orientacyjnie:
- zaświadczenia urzędowe: od 50 do 90 zł,
- zaświadczenie o niekaralności: 70–120 zł,
- zaświadczenie o zatrudnieniu: 60–100 zł,
- pakiet 3 dokumentów: cena często niższa w zestawie.
Tłumaczenia ekspresowe są droższe o 30–80%.
Jak długo czeka się na tłumaczenie?
Standardowo:
- pojedynczy dokument – 1 dzień roboczy,
- zestaw dokumentów – 1–3 dni,
- tryb ekspres – tego samego dnia.
Przy dużej liczbie dokumentów ustalamy indywidualny termin.
Podsumowanie
Tłumaczenia z języka ukraińskiego to jedna z najczęstszych usług zamawianych w polskich biurach tłumaczeń. Dotyczy przede wszystkim dokumentów o niekaralności, zameldowaniu oraz zatrudnieniu. Wszystkie te dokumenty wymagają tłumaczenia przysięgłego, aby mogły być wykorzystane w urzędach, bankach, instytucjach czy u pracodawców.
Dzięki prawidłowo wykonanym tłumaczeniom cały proces przebiega szybko, bez stresu i ryzyka odrzucenia dokumentów — dlatego warto powierzyć je doświadczonemu tłumaczowi przysięgłemu.
FAQ – często zadawane pytania
Czy można tłumaczyć zaświadczenia urzędowe z ukraińskiego na podstawie zdjęcia?
Tak, jeśli zdjęcie jest wyraźne i zawiera wszystkie elementy dokumentu.
Czy tłumaczenie elektroniczne jest akceptowane przez urzędy?
Coraz więcej urzędów akceptuje PDF z podpisem elektronicznym tłumacza przysięgłego. Warto to sprawdzić w konkretnej instytucji.
Jak długo jest ważne zaświadczenie o niekaralności?
Zwykle 30–90 dni, w zależności od rodzaju procedury.
Czy trzeba tłumaczyć dokumenty z aplikacji „Дія”?
Tak — jeśli mają być przedstawione w Polsce.
Czy tłumaczenie zwykłe wystarczy?
Nie. Dokumenty urzędowe wymagają tłumaczenia przysięgłego.