W ostatnich latach coraz więcej obywateli Ukrainy osiedla się w Polsce – z powodów rodzinnych, zawodowych lub edukacyjnych. Wraz z tym rośnie liczba spraw urzędowych, które wymagają przedstawienia przetłumaczonych dokumentów, takich jak akty urodzenia, małżeństwa czy zaświadczenia o zameldowaniu
Jednym z najczęściej potrzebnych dokumentów jest akt urodzenia – niezbędny w wielu procedurach: przy uzyskiwaniu PESEL-u, zapisie dziecka do szkoły, nadaniu obywatelstwa, ślubie, rejestracji pobytu czy wyrobieniu dokumentów tożsamości.
W tym artykule krok po kroku wyjaśniamy, jak wygląda tłumaczenie aktu urodzenia z języka ukraińskiego w Polsce, kto może je wykonać, ile trwa i jakie formalności trzeba spełnić, by tłumaczenie było uznane przez polskie urzędy.
Dlaczego tłumaczenie aktu urodzenia z języka ukraińskiego jest potrzebne?
W Polsce obowiązuje zasada, że wszystkie dokumenty składane w urzędach muszą być w języku polskim.
Jeśli więc dokument został wydany w innym języku – w tym przypadku po ukraińsku – należy dostarczyć jego tłumaczenie przysięgłe wykonane przez tłumacza posiadającego uprawnienia do języka ukraińskiego.
Bez takiego tłumaczenia urząd nie ma podstaw do uznania dokumentu za ważny.
Dotyczy to zarówno dorosłych, jak i dzieci – niezależnie od celu: rejestracji, zameldowania, czy spraw urzędowych związanych z pobytem.
Czym jest tłumaczenie przysięgłe aktu urodzenia?
Tłumaczenie przysięgłe (inaczej uwierzytelnione) to przekład dokumentu, który ma moc prawną.
Wykonuje je tłumacz przysięgły języka ukraińskiego – osoba wpisana na oficjalną listę Ministerstwa Sprawiedliwości.
Tłumacz taki posiada uprawnienia państwowe i jest zobowiązany do zachowania najwyższej staranności.
Na końcu tłumaczenia umieszcza:
- pieczęć imienną,
- podpis,
- oraz adnotację z numerem repertorium, który potwierdza wykonanie tłumaczenia.
Dzięki temu dokument staje się oficjalny i akceptowany przez wszystkie urzędy w Polsce.
Kiedy potrzebne jest tłumaczenie aktu urodzenia z języka ukraińskiego?
Lista sytuacji, w których taki dokument jest wymagany, jest długa. Oto najczęstsze z nich:
- Rejestracja dziecka w polskim urzędzie stanu cywilnego – jeśli dziecko urodziło się na Ukrainie, a rodzice mieszkają w Polsce.
- Nadanie numeru PESEL – dla obywatela Ukrainy lub dziecka urodzonego za granicą.
- Ubieganie się o kartę pobytu lub status uchodźcy.
- Zawarcie małżeństwa w Polsce.
- Procedura uznania obywatelstwa polskiego.
- Zapisanie dziecka do przedszkola lub szkoły.
- Sprawy spadkowe, rodzinne i sądowe.
W każdej z tych sytuacji tłumaczenie aktu urodzenia jest obowiązkowe.
Jak wygląda proces tłumaczenia aktu urodzenia ukraińskiego w Polsce?
1. Zgromadzenie dokumentów
Pierwszym krokiem jest przygotowanie oryginału aktu urodzenia (ukr. Свідоцтво про народження).
Można użyć:
- oryginału dokumentu,
- odpisu pełnego,
- odpisu skróconego,
- lub kopii, jeśli urząd ją akceptuje (warto wcześniej zapytać).
💡 Wskazówka: najlepiej, jeśli dokument jest w dobrym stanie, z czytelnymi pieczęciami i datami. Tłumacz przysięgły musi wiernie odwzorować każdy szczegół.
2. Sprawdzenie, czy dokument wymaga apostille
W przypadku dokumentów wydanych na Ukrainie często konieczne jest poświadczenie ich autentyczności, czyli tzw. apostille.
Apostille wydaje Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy lub jego regionalne oddziały.
Dokument z apostille można od razu przekazać tłumaczowi – zostanie ono przetłumaczone razem z aktem urodzenia.
Jeśli akt nie ma apostille, urząd w Polsce może poprosić o jego uzupełnienie.
3. Przekazanie dokumentu tłumaczowi przysięgłemu
Następnie należy przekazać akt urodzenia do tłumaczenia.
Można to zrobić:
- osobiście,
- mailowo (w formie skanu lub zdjęcia),
- pocztą – jeśli potrzebne są tłumaczenia papierowe.
Tłumacz przygotowuje wycenę, termin realizacji i potwierdza, czy tłumaczenie ma być wykonane z oryginału czy z kopii.
Różnica ta jest istotna, ponieważ urząd może wymagać adnotacji „tłumaczono z oryginału”.
4. Wykonanie tłumaczenia
Tłumacz przysięgły dokładnie odwzorowuje treść dokumentu, uwzględniając:
- dane osobowe,
- miejsce i datę urodzenia,
- nazwiska rodziców,
- pieczęcie i podpisy urzędowe,
- wszelkie adnotacje (np. o zmianie nazwiska).
W tłumaczeniu mogą pojawić się dopiski typu:
„pieczęć nieczytelna” lub „fragment dokumentu uszkodzony” – to standardowa praktyka, zgodna z zasadami pracy tłumacza przysięgłego.
5. Poświadczenie i wydanie tłumaczenia
Po zakończeniu pracy tłumacz przysięgły podpisuje tłumaczenie, przybija pieczęć i nadaje numer repertorium.
Gotowy dokument może być wydany:
- w formie papierowej (oryginał z pieczęcią),
- lub elektronicznej (PDF z podpisem kwalifikowanym) – coraz częściej akceptowanej przez polskie urzędy.
6. Złożenie dokumentu w urzędzie
Ostatnim krokiem jest przekazanie tłumaczenia do odpowiedniego urzędu – najczęściej do Urzędu Stanu Cywilnego lub Urzędu Miasta/Gminy, w zależności od celu.
Urzędnik sprawdzi, czy tłumaczenie ma pieczęć tłumacza przysięgłego i czy zostało wykonane w sposób prawidłowy.
Ile kosztuje tłumaczenie aktu urodzenia ukraińskiego?
Średnia cena tłumaczenia przysięgłego aktu urodzenia z języka ukraińskiego w Polsce wynosi:
| Rodzaj dokumentu | Cena netto (orientacyjnie) |
| Akt urodzenia – odpis skrócony | 70–100 zł |
| Akt urodzenia – odpis zupełny | 90–120 zł |
| Akt urodzenia z apostille | 110–140 zł |
| Komplet dla dziecka (akt + apostille + zaświadczenie) | 180–250 zł |
Ceny mogą różnić się w zależności od miasta, formy dokumentu i terminu realizacji (tłumaczenie ekspresowe jest droższe).
Jak długo trwa tłumaczenie aktu urodzenia z języka ukraińskiego?
Standardowo tłumaczenie jednego dokumentu trwa 1–2 dni robocze.
W przypadku tłumaczeń ekspresowych – nawet tego samego dnia.
Warto jednak pamiętać, że jeśli urząd wymaga tłumaczenia z oryginału (a nie kopii), tłumacz musi mieć dokument fizycznie w ręku. Wtedy czas realizacji może się nieco wydłużyć z powodu wysyłki pocztą.
Czy tłumaczenie aktu urodzenia można wykonać online?
Tak – to obecnie najczęściej wybierane rozwiązanie.
Wystarczy:
- Wysłać skan dokumentu na adres e-mail tłumacza,
- Poczekać na wycenę i akceptację,
- Otrzymać gotowe tłumaczenie w formacie PDF z podpisem kwalifikowanym lub zamówić wersję papierową.
Takie tłumaczenia są w pełni legalne i akceptowane przez urzędy w Polsce.
Jak sprawdzić, czy tłumacz ma uprawnienia?
Każdy tłumacz przysięgły w Polsce widnieje w oficjalnym rejestrze Ministerstwa Sprawiedliwości.
Można to sprawdzić na stronie:
👉 https://arch-bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/tlumacze-przysiegli/
Wystarczy wpisać imię, nazwisko lub język (np. ukraiński), aby potwierdzić, że dana osoba jest uprawniona do wykonywania tłumaczeń przysięgłych.
Jakie błędy popełniają osoby tłumaczące akty urodzenia?
- Korzystanie z tłumaczeń nieprzysięgłych – takie dokumenty są odrzucane przez urzędy.
- Nieczytelne skany dokumentów – tłumacz nie może odczytać wszystkich danych.
- Brak apostille – urząd może uznać dokument za nielegalny.
- Nieprzetłumaczone pieczęcie lub adnotacje.
- Różnice w pisowni imion i nazwisk – np. transliteracja z cyrylicy może powodować niezgodności w systemach polskich.
Aby uniknąć problemów, warto współpracować z doświadczonym tłumaczem, który zna specyfikę dokumentów ukraińskich.
Co dalej po tłumaczeniu? – rejestracja aktu urodzenia w Polsce
Po otrzymaniu tłumaczenia aktu urodzenia można złożyć wniosek o jego transkrypcję, czyli wpisanie do polskiego rejestru stanu cywilnego.
Dzięki temu:
- dokument staje się częścią polskiego rejestru,
- można uzyskać jego polski odpis,
- dziecko lub dorosły może otrzymać PESEL i dokumenty tożsamości.
Procedura trwa zazwyczaj 1–2 tygodnie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Czy mogę samodzielnie przetłumaczyć akt urodzenia?
Nie. Urzędy w Polsce akceptują wyłącznie tłumaczenia wykonane przez tłumacza przysięgłego języka ukraińskiego.
2. Czy apostille jest zawsze konieczne?
Nie zawsze. Dokumenty z Ukrainy często są przyjmowane bez apostille, ale niektóre urzędy w Polsce nadal jej wymagają – warto to wcześniej sprawdzić.
3. Czy tłumaczenie z kopii ma moc prawną?
Tak, ale tylko wtedy, gdy urząd nie wymaga tłumaczenia z oryginału. Tłumacz zawsze wskazuje źródło („tłumaczono z kopii” lub „z oryginału”).
4. Czy mogę zamówić tłumaczenie dla kilku osób jednocześnie?
Tak, tłumacze często oferują zniżki przy tłumaczeniu kilku aktów z jednej rodziny.
5. Czy tłumaczenie elektroniczne jest akceptowane w urzędzie?
Coraz częściej tak – jeśli tłumacz korzysta z podpisu kwalifikowanego, dokument PDF ma tę samą moc prawną co wersja papierowa.
Podsumowanie
Tłumaczenie aktu urodzenia z języka ukraińskiego to jeden z podstawowych kroków, jakie musi wykonać obywatel Ukrainy w Polsce.
Bez tego dokumentu nie da się przeprowadzić wielu procedur administracyjnych – od uzyskania PESEL-u po rejestrację dziecka.
Dlatego warto:
- wybrać tłumacza przysięgłego z doświadczeniem,
- sprawdzić, czy potrzebne jest apostille,
- zadbać o czytelność dokumentu i spójność danych.
Dobrze wykonane tłumaczenie to gwarancja, że urząd przyjmie dokument bez zastrzeżeń, a cały proces przebiegnie sprawnie i bez stresu.